Die Anlässe zur Durchführung einer Systemauswahl sind vielfältig. Die bestehende Lösung ist veraltet, die aktuellen und zukünftigen Geschäftsprozesse lassen sich nicht oder nur noch mit hohem Aufwand abbilden, es mangelt an der Integration mit anderen Anwendungen, oder das Unternehmen ist schlicht und ergreifend seinem bisherigen System „entwachsen“. Kurzum: der Maßanzug der Vergangenheit passt nicht mehr und die Produktivität sinkt. Wichtige Indikatoren zur Einführung eines neuen Systems sind zusätzliche Insellösungen zur bereits bestehenden Lösung, zahlreiche und teure Schnittstellen, der umfassende Einsatz von Excel sowie umfangreiche und mit Fehlern behaftete manuelle Tätigkeiten. 

Vor der MIS-Einführung steht zunächst die Auswahl des geeigneten Systems. Die Auswahl verdient die gleiche Aufmerksamkeit wie die eigentliche Einführung, denn mit dem neuen System wird das Unternehmen mindestens 10-15 Jahre arbeiten. Beide Meilensteine, Auswahl UND Einführung, sind immer ein Team- und Organisationsprojekt und kein reines IT- oder Einmann-Projekt. Die Mitarbeiter werden in der Anforderungsdefinition, Gestaltung und Umsetzung des neuen MIS-Systems zum Erfolgsfaktor, und organisatorische Veränderungen bieten vielfältige Chancen.  

Das größte Potenzial liegt in der Optimierung von Geschäftsprozessen, Stammdaten und Abläufen. Im Lastenheft werden alle erforderlichen Funktionen des MIS-Systems und die optimierten Soll-Prozesse detailliert und unmissverständlich festgehalten. Das Lastenheft bildet dabei nicht das „Heute“ ab. Es beschreibt, wie das Unternehmen in Zukunft arbeiten möchte. Es empfiehlt sich, Geschäftsprozesse schlanker und schneller zu gestalten, Aufgaben zu parallelisieren und Prozessschritte zu automatisieren.

Je genauer das Lastenheft erstellt wird, umso besser lassen sich die MIS-Anbieter funktional vergleichen und die tatsächlichen Kosten ermitteln. Zur Abgrenzung: das Lastenheft beschreibt, was die Anforderungen sind, und das Pflichtenheft zeigt auf, wie die Anforderungen umgesetzt werden sollen. Ohne eine klar definierte und vertraglich festgelegte Leistungsbeschreibung ist das Risiko späterer Budgetüberschreitungen erfahrungsgemäß sehr hoch.

Wird „nur“ eine neue Software eingeführt, bleiben die Herausforderungen dieselben, die "bekannten" Abläufe und Prozesse werden lediglich in ein neues MIS-System "integriert". Der enorme Aufwand, bestehend aus externen und internen Projektkosten, führt in diesem Fall nicht zu den anzustrebenden Ergebnissen.

MIS-Auswahl und -Einführung erfordern grundsätzlich tiefes fachliches Know-How, methodisches Expertenwissen und eine objektive Distanz zur Vergangenheit. Insbesondere mit einem erfahrenen externen Projektmanager, der gleichzeitig auch Change Manager sein sollte, lassen sich „Fürstentümer“ überwinden und etablierte Abläufe verändern und verbessern. 

Grundsätzlich verantwortet der Projektmanager die vier Bausteine des Projekterfolgs: „Time“ (Termine), „Budget“ (Kosten), „Scope“ (Umfang) und „Quality“ (Ergebnisse). Der externe „Projektmanager auf Zeit“ hat hierbei den Vorteil, uneingeschränkt die Kundeninteressen vertreten und Entscheidungen aus rein sachlichen Motiven treffen zu können, er stellt somit den Projekterfolg mit klarer Umsetzungsverantwortung bis zur Produktivsetzung sicher – beispielsweise durch

• die Sicherstellung der Umsetzung von optimierten Geschäftsprozessen im neuen ERP-System,
• ein aktives Change-Management zur Verankerung der Prozessänderungen,
• die Einhaltung des vereinbarten Projektplans sowie von Verträgen und Vereinbarungen, 
• die Sicherstellung des kalkulierten Budgets und
• die Motivation sämtlicher Projektbeteiligter.  

Wir behalten die vier Dimensionen eines MIS-Projektes (Time – Budget – Scope – Quality) im Blick und sichern den Erfolg durch einen integrierten Ansatz (ERP-Auswahl und ERP-Projektmanagement). Wir nehmen den MIS-Anbieter für Sie in die Pflicht und werden zum "Anwalt" Ihrer MIS-Auswahl und -Einführung.